Software sekolah merupakan sebuah integrasi dari – administrasi yang membantu dalam hal proses administrasi mengenai siswa, guru dan staff sekolah, kurikulum dan manajemen kelas, keuangan dan sebagainya.
Definisi dan Fungsi Administrasi
Bidang administrasi sejak dulu memang menempati arti khusus dalam setiap badan resmi maupun instansi. Baik instansi yang sifatnya profit maupun non profit, juga beberapa instansi pemerintah, semua memerlukan administrasi, utamanya dalam pengaturan manajemen dan keuangannya.Dan administrasi sistem konvensional tempo dulu selalu mempertahankan cara lama, yakni dalam bentuk pencatatan secara fisik dan manual. Artinya meski semua sudah diatur dan dikomputerisasikan, namun tetap harus memiliki catatan fisik secara manual.
Namun seiring dengan lajunya perkembangan teknologi, maka terbukalah wawasan banyak pakar dan ahli komputer untuk menciptakan suatu kemudahan-kemudahan dalam urusan administrasi tersebut.
Selanjutnya menilik betapa pentingnya arti administrasi tersebut, tentu saja berdasarkan atas pertimbangan fungsi dari administrasi itu sendiri.
Adapun fungsi administrasi sekolah pada dasarnya berfokus pada pengaturan masalah keuangan dan manajemen sekolah. Namun software sekolah tidak hanya untuk masalah keuangan dan manajemen sekolah, juga untuk dokumentasi siswa, yaitu sejak seorang siswa masih menjadi calon siswa, maupun selama siswa menjalani proses belajar, hingga siswa tersebut lulus dan menjadi alumni; dokumentasi guru dan staff sekolah, mulai proses registrasi, pencatatan riwayat hidup pribadi, keluarga, pencatatan riwayat kerja dan jabatan, mutasi, prestasi dan sebagainya.
Dalam mendefinisikan sistem administrasi sekolah, selain mendefinisikan sistem yang berjalan ditambahkan pula sistem administrasi ideal yang akan dilakukan. Pendefinisian sistem administrasi sekolah ini dapat dijadikan sebagai dasar kebutuhan untuk memilih dan menentukan software sekolah.
Pemakaian Software Sebagai Alat Bantu
Administrasi sekolah bagi seorang guru atau operator kadang menjadi beban sehingga dapat mengurangi efektifitas dalam proses belajar mengajar. Seorang kepala sekolah harus mulai memikirkan cara yang efektif untuk mengurangi beban administratif tersebut. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan teknologi informasi untuk mengotomatisasi sistem administrasi sekolah.Di beberapa sekolah yang memiliki ikatan alumni yang eksis dan berbudi-daya, biasanya cukup peduli terhadap kebutuhan sekolah akan suatu tool administrasi yang mudah dan sederhana. Beberapa sekolah di Indonesia terutama sekolah-sekolah yang berada di perkotaan, telah memiliki ikatan alumni yang antusias ikut membenahi sistem administrasi sekolah pula.
Awalnya masalah biaya mungkin menjadi kendala, untuk mendapatkan satu set perangkat lunak yang sangat bermanfaat bagi sekolah, seperti software sekolah.
Namun saat ini harga perangkat lunak komputer semakin murah dan software sekolah telah tersedia banyak di pasaran. Sehingga kesulitan yang dirasakan oleh pihak sekolah sudah tidak ada lagi.
Dasar Pemilihan Software Sekolah
Kini yang menjadi masalah adalah, bagaimana cara memilih perangkat lunak yang benar-benar efisien dan dibutuhkan. Tolok ukur yang digunakan adalah seberapa perlu kebutuhan adminstrasi sekolah yang dapat dimudahkan dengan adanya perangkat lunak tersebut.Karena begitu banyak software yang ditawarkan tentu saja ini menjadi kendala kecil dalam menentukan pilihan yang tepat. Namun dengan sedikit kejelian dari pihak sekolah dan tentu pengguna langsung perangkat lunak tersebut nantinya, dapat menolong dalam menentukan pilihan yang tepat.
Perbedaan di antara software-software tersebut yang ditawarkan adalah perbedaan pada fasilitas dan teknologi pembuatannya. Tentu saja kedua hal tersebut, fasilitas dan teknologi pembuatannya, akan mempengaruhi harga jual dari perangkat lunak tersebut.
Namun singkatnya, software sekolah untuk sekolah tersebut ada yang dapat berjalan dalam sistem operasi windows atau linux saja, maupun yang dapat berjalan dalam kedua sistem operasi tersebut.
Yang perlu dilakukan sebuah sekolah sebelum melakukan pemilihan software sekolah adalah mendefinisikan kebutuhan akan sistem administrasi sekolah yang dapat diotomatisasikan.
Beberapa pertimbangan yang dapat digunakan sebagai dasar pemilihan software sekolah adalah kemampuan dan fasilitas yang terdapat dalam software tersebut, yaitu:
Memenuhi Fungsi Sistem Administrasi Sekolah
Software telah dapat memenuhi atau paling tidak mendekati fungsi sistem administrasi sekolah yang sedang berjalan.Kebutuhan Hardware untuk Menjalan Software
Tidak dibutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi untuk menjalan software sekolah sehingga dapat menggunakan komputer yang ada atau jika harus membeli tidak akan mahal harganya.Hak Akses
Terdapat fasilitas pengelolaan hak akses sesuai dengan level user sehingga pemasukan data dan prosesnya dapat terkontrol. Hak akses juga akan meningkatkan keamanan data.Multiuser
Software sekolah dapat digunakan oleh beberapa pengguna sekaligus pada saat yang bersamaan.Modularity
Software sekolah harus bersifat modular, agar dapat menambahkan modul – modul lain yang dibutuhkan oleh sekolah, dan sebagai antisipasi jika terjadi perubahan modul yang disebabkan perubahan kebijakan, sehingga modul yang dirubah hanya modul yang membutuhkan perubahan dan tidak mengganggu kinerja modul – modul yang lain.User Friendly
Software sekolah yang user friendly artinya dapat digunakan dengan mudah dengan pelatihan yang seminimal mungkin.Backup Data
Software telah menyediakan fasilitas untuk melakukan backup data sehingga jika data utama mengalami kerusakan, masih tersedia backupnya.Selain pertimbangan standar di atas, terdapat pertimbangan tambahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, yaitu:
Berbasis Web
Software sekolahberbasis web telah menjadi kebutuhan karena selain dapat diakses dari jaringan lokal melalui LAN (Local Area Network) juga dapat di akses melalui internet.Jika sekolah ingin memberi fasilitas kepada orangtua siswa untuk dapat memantau perkembangan dari anaknya dari rumah maka software sekolah berbasis web mutlak dibutuhkan.
Begitu pula jika para guru ingin dapat melalukan pengisian dan perubahan datanilai siswa dari mana pun.
Mobile Apps
Software sekolah yang dapat diakses melalui mobile gadget akan sangat membantu karena sebagian besar masyarakat kita sudah biasa menggunakan gadget seperti smartphope, tab dan sebagainya.SMS Broadcast
Dengan adanya SMS Broadcast maka siswa atau orangtua dapat menerima informasi melalui sms. Fasilitas ini membuat komunikasi antara sekolah dengan siswa maupun orang tua menjadi semakin cepat dan erat.Semoga pertimbangan-pertimbangan di atas dapat dijadikan rujukan bagi sebuah sekolah dalam memilih software sekolah yang sesuai dengan kebutuhannya dan mengefektifkan bekerjanya sistem administrasi sekolah.
Keuntungan Software Sekolah
Setelah Anda mencapai pemahaman sederhana tentang software sekolah, dan dasar pemilihan software sekolah yang tepat sebagai pertimbangan dalam memilih; Anda juga rasanya perlu mengetahui beberapa keuntungan menggunakan software sekolah.Beberapa keuntungan yang didapatkan dalam pengannya adalah:
- Membantu pengelolaan administrasi sekolah
- Mengurangi beban kerja administrasi guru/staff sekolah
- Menghindari adanya redundansi data dan meningkatkan validitas data
- Membantu menyelesaikan masalah bagian keuangan sekolah
- Memberi data akurat tentang pembayaran SPP dan sebagainya.
- Memberi data akhir bagian keuangan sekolah.
- Menghasilkan laporan mingguan sekolah.
- Membuat laporan bulanan sekolah.
- Menghasilkan laporan flow cash bagian keuangan sekolah.
- Membuat rekapitulasi laporan keuangan sekolah.
Dan kelebihan lain dari software sekolah ini adalah, mudah dalam penggunaan, dengan bahasa komputerisasi yang mudah dimengerti, dan memiliki jaringan LAN Local Area Network maupun Internet yang dapat diakses setiap waktu bagi siapapun yang berkepentingan di dalamnya. Misalnya, oleh Kepala Sekolah, petugas adminstrasi sekolah yang berwenang, maupun pihak Komite Sekolah, dan Ketua Ikatan Alumni Sekolah.
Sumber asli dokumen : http://www.anneahira.com/software-administrasi-sekolah.htm
@
Tagged @ Software Sekolah
1 komentar - Skip ke Kotak Komentar
saya telah membaca juga menelusuri berbagai artikel yang ada disini memang banyak content yang bermanfat bagi saya, tak heran bila pengunjung blog ini ramai seperti situs forum yang sudah ternama? salam sukses
Posting Komentar - Kembali ke Konten